Protezione dei dati personali

La presente informativa riguarda il trattamento e la protezione dei dati personali

Trattamento: piattaforma partecipativa dei cittadini

Titolare del trattamento: Commissione europea, direzione generale della Comunicazione, 

unità COMM.B.3

Numero di registro:  DPR-EC-23208

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, e che abroga il regolamento (CE) n. 45/2001 e la decisione n. 1247/2002/CE.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i Suoi dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i Suoi diritti al riguardo. Più oltre troverà i dati di contatto del titolare del trattamento, cui potrà rivolgersi per esercitare i Suoi diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

La presente informativa riguarda il trattamento dei dati personali da parte della Commissione nell'ambito della gestione della piattaforma partecipativa dei cittadini operata dall'unità COMM.B.3 della direzione generale della Comunicazione della Commissione e dalle unità incaricate delle attività di trattamento connesse alla piattaforma partecipativa dei cittadini presso i servizi competenti della Commissione.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

La finalità del trattamento è l'agevolazione del funzionamento e della gestione della piattaforma partecipativa dei cittadini, un'iniziativa della Commissione europea che riunirà cittadini di tutta Europa per discutere insieme delle politiche future dell'Unione europea.

In particolare la raccolta e l'ulteriore trattamento dei dati personali sono necessari per le finalità seguenti:

• semplificazione della procedura di registrazione e accesso alla piattaforma partecipativa dei cittadini;
• informazione dei partecipanti in merito agli eventi previsti e semplificazione della loro partecipazione alle attività online organizzate nell'ambito del coinvolgimento dei cittadini da parte della Commissione europea, vale a dire i panel di cittadini dell'UE e altri formati di partecipazione;
• comunicazioni come email e inviti (e conseguente gestione degli elenchi di contatti per la corrispondenza);
• raccolta dei risultati dei dibattiti in un unico luogo;
• scambio di documenti relativi alla piattaforma partecipativa dei cittadini a fini di comunicazione e pianificazione, supervisione interna degli eventi, comunicazione di eventi futuri e statistiche;
• documentazione della piattaforma partecipativa dei cittadini, pubblicazione di relazioni, bandi, atti, notizie;
• registrazioni audio e video di oratori, partecipanti e organizzatori, pubblicabili sulla piattaforma partecipativa dei cittadini e/o su internet/intranet nel contesto delle attività organizzate nel quadro della piattaforma partecipativa dei cittadini;
• scopi statistici e analitici;
• funzionamento e manutenzione sicuri della piattaforma partecipativa dei cittadini.

La piattaforma partecipativa dei cittadini è un'interfaccia utente web interattiva che permette a cittadini e organizzazioni di partecipare attivamente agli eventi online della piattaforma (ad es. registrandosi a un evento, pubblicando informazioni sulla piattaforma come ordini del giorno, relazioni ecc., pubblicando o dibattendo idee e sottoscrivendo o commentando i contributi di altri utenti). La piattaforma partecipativa dei cittadini è gratuita e accessibile a tutti. Gli utenti, registrati e non, possono accedere alla piattaforma partecipativa dei cittadini e consultarla (per farlo è necessario l'indirizzo IP e/o l'ID del dispositivo). Per contribuire alla piattaforma partecipativa dei cittadini occorre registrarsi.

È possibile che i contenuti disponibili attraverso la piattaforma partecipativa dei cittadini siano trattati da un sistema automatizzato per l'analisi dei contenuti, di cui si servono gli operatori per passare in rassegna grandi volumi di contributi e per individuare possibili casi di disinformazione e altre forme di manipolazione delle discussioni. Nel contesto della piattaforma partecipativa dei cittadini, lo strumento per l'analisi dei contenuti sarà utilizzato per: 

• aiutare gli analisti umani a vagliare i contributi alla piattaforma partecipativa dei cittadini (ad es. mettendo in evidenza i temi emergenti, organizzando i contributi in categorie, individuando le emozioni e i valori espressi nel testo) e contribuire alla generazione di risultati della ricerca di politiche e opinioni e alla produzione di statistiche;
• individuare e mettere in evidenza i contenuti potenzialmente problematici pubblicati sulla piattaforma partecipativa dei cittadini (compresi eventuali casi di disinformazione e altri tentativi di manipolare le discussioni e l'opinione pubblica, e i casi di incitamento all'odio e di estremismo violento);
• formare e migliorare le prestazioni del sistema di analisi dei contenuti utilizzato per la classificazione di opinioni, emozioni, possibili elementi di disinformazione e altre caratteristiche del testo, compresa la ricerca finalizzata all'estrazione di informazioni da grandi quantità di testo in molte lingue. 

Il sistema di analisi dei contenuti valuterà soltanto i contenuti trasmessi tramite la piattaforma partecipativa dei cittadini. Rientrano in questo novero le risposte pseudonimizzate al questionario sociodemografico e gli altri contenuti (post, commenti, sottoscrizioni, like, voti) pubblicati sulla piattaforma (compresi i metadati associati, ad es. l'ora di pubblicazione del contributo). È importante sapere che il sistema non raccoglierà in alcun modo i dati personali necessari per la registrazione (nome, cognome, indirizzo email), a meno che non li citino esplicitamente gli utenti stessi nei commenti, nei post e in altri contributi pubblici pubblicati. A ciascun utente sarà assegnato un identificatore unico per evitare che il singolo interessato sia riconoscibile.  

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

1- Il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione (articolo 5, paragrafo 1, lettera a) del regolamento (UE) 2018/1725).  

Il trattamento dei dati personali è necessario per agevolare il funzionamento e la gestione della piattaforma partecipativa dei cittadini. 

Conformemente all'obiettivo generale dell'articolo 11, paragrafo 1, TUE, si vuole promuovere un grande esercizio democratico paneuropeo e avvicinare i cittadini all'Unione europea, oltre a onorare gli obblighi di apertura, trasparenza e accessibilità di cui all'articolo 15 del TFUE. 

Uno degli obiettivi della Commissione è promuovere la democrazia europea e dare ai cittadini e alle associazioni rappresentative la possibilità di far conoscere e di scambiare pubblicamente le loro opinioni in tutti i settori di azione dell'Unione. Nello specifico i dialoghi civili orizzontali hanno il potere di ampliare e rafforzare il modello europeo di democrazia promuovendo un dibattito democratico multilingue, contribuendo alla partecipazione dei cittadini al processo decisionale dell'Unione e aumentando la visibilità del contributo dell'Unione per i cittadini.  

Questi obiettivi possono essere conseguiti al meglio con piattaforme digitali che consentano lo scambio orizzontale e la partecipazione dei cittadini alle attività democratiche e politiche dell'Unione. La piattaforma partecipativa dei cittadini deve essere lo spazio in cui i cittadini possono condividere idee e inviare contributi online, una sorta di polo che possa fungere anche da nuovo forum pubblico multipartecipativo, il contesto migliore per lo scambio di proposte per i cittadini e la società civile. Si tratta di uno spazio in cui ritrovare i valori, i principi e gli obiettivi del progetto europeo, per riflettere su di essi e prenderli a riferimento, che dà vita a una sfera pubblica europea contribuendo a colmare il divario tra i responsabili politici e la popolazione e valorizzando le potenzialità di una partecipazione significativa dei cittadini.

Le azioni di comunicazione connesse a specifiche priorità di comunicazione annuali o pluriennali enunciate dalla presidente della Commissione nel discorso sullo stato dell'Unione sono considerate compiti derivanti dalle prerogative istituzionali della Commissione, ai sensi dell'articolo 58, paragrafo 2, lettera d), del regolamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 luglio 2018, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell'Unione, che modifica i regolamenti (UE) n. 1296/2013, (UE) n. 1301/2013, (UE) n. 1303/2013, (UE) n. 1304/2013, (UE) n. 1309/2013, (UE) n. 1316/2013, (UE) n. 223/2014, (UE) n. 283/2014 e la decisione n. 541/2014/UE e abroga il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (GU L 193 del 30.7.2018, pag. 1). 

2- L'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità (articolo 5, paragrafo 1, lettera d), del regolamento (UE) 2018/1725).  

Per specifiche attività di trattamento è necessario il consenso dell'interessato. Ai sensi dell'articolo 3, paragrafo 15, e dell'articolo 7 del regolamento (UE) 2018/1725, il consenso deve essere espresso in maniera libera, specifica, informata e inequivocabile. 

Il consenso è necessario per: 

• la registrazione e l'accesso alla piattaforma partecipativa dei cittadini;
• la partecipazione alle attività online della piattaforma partecipativa dei cittadini (ad es. per pubblicare contributi sulla piattaforma);
• il ricevimento della newsletter tramite lo strumento ad hoc "Newsroom" della Commissione (numero di registro:  DPR-EC-03928).

Registrandosi alla piattaforma partecipativa dei cittadini ha espresso il Suo consenso.

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento 

A seconda delle circostanze e delle attività sulla piattaforma, il titolare del trattamento può raccogliere e trattare ulteriormente le categorie di dati che seguono. 

1- Dati raccolti presso tutti gli utenti (registrati e non): identificatori online (indirizzo IP e ID del dispositivo), raccolti esclusivamente a fini di sicurezza.  

Ad ogni accesso ai propri siti, la Commissione europea riceve come requisito tecnico essenziale l'indirizzo IP o l'ID del dispositivo utilizzato per accedere al sito.  

Senza il trattamento di questi dati nessun utente sarebbe in grado di stabilire una connessione tecnica tra il dispositivo utilizzato e l'infrastruttura dei server gestita dalla Commissione europea, e quindi di accedere ai siti web della Commissione. Per maggiori informazioni si può consultare il registro sul trattamento dei dati personali nel dominio europa.eu, DPR-EC-00083.

2- Dati raccolti presso tutti gli utenti registrati:

Obbligatori

• nome e cognome
• soprannome
• indirizzo email 

Facoltativi

• dati personali necessari a fini statistici e analitici
• genere
• cittadinanza
• fascia d'età
• paese di residenza
• professione
• livello di istruzione e percorso professionale
• identificazione soggettiva dell'ambiente urbano (zona rurale/metropolitana) 

3- Contenuto pubblicato dall'utente registrato (gli utenti registrati della piattaforma sono liberi di fornire informazioni aggiuntive, alcune delle quali possono contenere dati personali): 

• opinioni e altri contributi* pubblicati sulla piattaforma partecipativa dei cittadini;
• coinvolgimento, portata e opinioni (ad es. "like" a proposte politiche, commenti o contributi di altri partecipanti).  

4- Le categorie di dati trattati dall'applicazione EU Login (IAMS) sono descritte nel relativo registro della protezione dei dati, DPR-EC-03187. 

* Ai fini del trattamento, per "contributo" si intende qualsiasi idea, commento, parere o post pubblicato dagli utenti della piattaforma partecipativa dei cittadini.

Dato che alcuni dati potrebbero essere sensibili, è opportuno esercitare prudenza quando si pubblicano contributi sulla piattaforma partecipativa dei cittadini.

La Commissione non richiede né si aspetta che gli utenti della piattaforma partecipativa dei cittadini includano i) categorie particolari di dati ai sensi dell'articolo 10, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 ("dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona"). Tuttavia, data la natura delle attività della piattaforma partecipativa dei cittadini, non è escluso che i Suoi contributi alla piattaforma possano riguardare temi e argomenti che rivelino, direttamente o indirettamente, informazioni personali sulla Sua salute, le Sue opinioni e convinzioni politiche, filosofiche o religiose, le Sue affiliazioni politiche, la Sua vita sessuale o il Suo orientamento sessuale, la Sua origine razziale o etnica o persino la Sua eventuale iscrizione a un sindacato. L'inclusione di queste tipologie di dati personali è responsabilità dell'utente.

In questo caso il trattamento non è vietato, in quanto i contributi sono forniti volontariamente e il trattamento dei dati personali si basa sul consenso esplicito ed è necessario per motivi di interesse pubblico rilevante in forza del diritto dell'Unione (sezione 3.1), deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l'essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i Suoi diritti fondamentali e i Suoi interessi, in linea con l'articolo 10, paragrafo 2, lettere a) ed e), del regolamento (UE) 2018/1725.

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

Il titolare del trattamento conserva i Suoi dati personali solo per il tempo necessario a realizzare la finalità di raccolta, ossia fino alla Sua disiscrizione dalla mailing list. 

1- Dati personali necessari per il funzionamento e la gestione della piattaforma partecipativa dei cittadini

I dati personali raccolti ai fini della registrazione e pubblicati nell'ambito della piattaforma partecipativa dei cittadini saranno conservati per un periodo massimo di 2 (due) anni a decorrere dall'ultimo giorno di attività della piattaforma, al termine del quale saranno trasferiti negli archivi storici della Commissione.

2- Relazioni, archivi elettronici e cartacei, compresi gli archivi ARES conservati dalla DG COMM

Tutti i documenti cartacei ed elettronici riguardanti la corrispondenza giornaliera, gli inviti a presentare proposte e/o a manifestare interesse, insieme ai fascicoli contrattuali/finanziari che ne derivano, e le relazioni contenenti dati aggregati saranno archiviati secondo l'elenco comune di conservazione a livello della Commissione (SEC(2019) 900/2) e conservati in ARES (Advanced Records System) sotto la responsabilità del Segretariato generale per un periodo di dieci (10) anni applicando tecniche di campionamento e di selezione (cfr. la notifica DPR-EC-3871 - Gestione degli archivi della Commissione europea).

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (email, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti. Tutti i trattamenti sono effettuati in conformità della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea. 

I contraenti della Commissione sono tenuti al rispetto di una specifica clausola contrattuale ogniqualvolta trattano dati personali per conto della Commissione, e degli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati ("GDPR"). 

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha preso una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico. 

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione europea incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza. 

Il personale autorizzato dei servizi della Commissione europea coinvolto nella piattaforma partecipativa dei cittadini ha accesso ai dati personali raccolti tramite la piattaforma ai fini del funzionamento e della gestione ottimale della piattaforma, per le eventuali azioni di follow-up necessarie per ulteriori trattamenti (ad es. per elaborare relazioni, svolgere ricerche sull'analisi dell'opinione pubblica e/o a fini di archiviazione). Tra tali dati possono figurare dati di registrazione, identificatori online, dati sociodemografici e tutti i contributi pubblicati sulla piattaforma. È importante tuttavia ricordare che i dati sono accessibili solo in base al principio della "necessità di sapere", in particolare: 

• il team informatico della Commissione avrà accesso ai dati strettamente necessari per fornire un adeguato supporto tecnico e logistico (ad es. helpdesk, gestione dei diritti di accesso, manutenzione della piattaforma);
• i moderatori e gli amministratori avranno accesso al nome completo e all'indirizzo email, come indicato al momento della registrazione;
• i dati sociodemografici pseudonimizzati forniti dagli utenti saranno messi a disposizione del personale del JRC autorizzato esclusivamente a fini di ricerca e analisi delle opinioni;
• Ai responsabili del trattamento autorizzati dalla Commissione (compresi i contraenti esterni) possono essere trasmessi i dati finalizzati al necessario supporto logistico e organizzativo (ad es. per la manutenzione tecnica della piattaforma) e all'adempimento di altri obblighi stabiliti negli accordi tra i responsabili esterni e la Commissione. Tra tali dati possono figurare dati di registrazione, identificatori online e tutti i contributi pubblicati durante il trattamento;
• Il pubblico avrà accesso alle informazioni riportate sulla piattaforma partecipativa dei cittadini che sono disponibili pubblicamente.  

Si noti che, a norma dell'articolo 3, punto 13), del regolamento (UE) 2018/1725, le autorità pubbliche (ad es. Corte dei conti e Corte di giustizia dell'Unione europea) che possono ricevere dati personali nell'ambito di una specifica indagine conformemente al diritto dell'Unione o degli Stati membri non sono considerate destinatari; l'ulteriore trattamento di tali dati da parte di dette autorità pubbliche deve avvenire in conformità alle norme applicabili in materia di protezione dei dati secondo le finalità del trattamento. 

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza. 

Le informazioni raccolte non vengono trasmesse a terzi se non in virtù di obblighi giuridici. 

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli 

I Suoi diritti di "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725. Ai fini di questo trattamento specifico, può esercitare i seguenti diritti: 

• diritto di accesso ai Suoi dati personali (articolo 17 del regolamento (UE) 2018/1725);
• diritto di rettifica dei Suoi dati personali qualora siano inesatti o incompleti (articolo 18 del regolamento (UE) 2018/1725);
• diritto alla cancellazione dei Suoi dati personali (articolo 19 del regolamento (UE) 2018/1725);
• se applicabile, diritto di limitare il trattamento dei Suoi dati personali (articolo 20 del regolamento (UE) 2018/1725);
• diritto alla portabilità dei dati (articolo 22 del regolamento (UE) 2018/1725);
• diritto di opporsi al trattamento dei Suoi dati personali, che è lecito a norma dell'articolo 5, paragrafo 1, lettera a). 

Se ha fornito il consenso alla direzione generale della Comunicazione, unità COMM.B.3, per il presente trattamento, può revocarlo in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei Suoi diritti può rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario può rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro dati di contatto figurano al punto 9.

Se desidera esercitare i Suoi diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici, La preghiamo di darne descrizione (numero o numeri di registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

• Il titolare del trattamento

Se desidera esercitare i Suoi diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure se ha osservazioni, domande o questioni che La preoccupano, o se desidera proporre reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei Suoi dati personali, può contattare il titolare del trattamento, la direzione generale della Comunicazione della Commissione europea, unità COMM.B.3 (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTIONec [dot] europa [dot] eu (COMM-CITIZENS-ENGAGEMENT-DATA-PROTECTION[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Il responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali a norma del regolamento (UE) 2018/1725 può contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICERec [dot] europa [dot] eu (DATA-PROTECTION-OFFICER[at]ec[dot]europa[dot]eu)).

• Il Garante europeo della protezione dei dati

Ha il diritto di proporre reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edpsedps [dot] europa [dot] eu (edps[at]edps[dot]europa[dot]eu)) se ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode a norma del regolamento (UE) 2018/1725, a seguito di trattamento dei Suoi dati personali a cura del titolare del trattamento.

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il seguente numero di registro: DPR-EC-23208.